Dotychczasowy model fakturowania powoli staje się przeszłością, ponieważ od lutego2026 r. startuje KseF (Krajowy System e-Faktur) w wersji 2.0, który stopniowo obejmował będzie swoim zakresem poszczególne podmioty. System ten, który dotychczas obowiązuje jeszcze na zasadzie dobrowolnej w wersji 1.0, stanie się w swoim nowym wydaniu w 2026 r. co do zasady obowiązkowy, i to nie tylko dla największych przedsiębiorców.
Ministerstwo Finansów, w celu skrócenia czasu rozliczeń oraz uszczelnienia systemu podatkowego, wprowadziło centralną platformę obsługującą e-Faktury. Regulacja ta, oznacza konieczność stosowania faktur elektronicznych przy użyciu platformy rządowej, a standardowym formatem dokumentu stanie się tzw. faktura ustrukturyzowana. Wiedza na temat prawidłowego odbioru faktury z systemu jest istotna dla momentu odliczenia VAT.
Terminy wprowadzenia KseF
Nowy system e-Faktur zaczyna obowiązywać wraz z wcześniej zapowiadanymi terminami. W związku z tym, przedsiębiorcy zostali podzieleni na trzy zasadnicze grupy, którym przyporządkowane zostały odrębne terminy. Najwcześniej, tj. już od 1 lutego 2026 roku, konieczne jest stosowanie nowego systemu przez przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 przekroczyła wraz z kwotą podatku 200 mln zł. Najpóźniej od 1 stycznia 2027 roku system e-Faktur ma zostać wprowadzony przez najmniejsze firmy, których wartość miesięczna sprzedaży fakturowanej jest nie większa niż 10 tys. zł wraz z kwotą podatku (w zamyśle ustawodawcy chodzi tutaj o odroczenie wejścia w obowiązkowy KseF tzw. grupy podmiotów wykluczonych cyfrowo). Pozostali przedsiębiorcy natomiast będą zobowiązani do stosowania nowych regulacji od 1 kwietnia 2026 r.
Przewidziano jednakże jeszcze pewną grupę podmiotów mogących wystawiać faktury poza KseF do końca 2026 r. w przypadku faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone.
Jakie obowiązki dla przedsiębiorców?
Niezależnie od powyższego również istnieją pewne inne wyłączenia od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KseF nie będą, co do zasady, objęte m.in. podmioty, które nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, bądź też podmioty które nie posiadają takiej siedziby, lecz posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, ale nie uczestniczy ono w transakcji, dla której wystawiono fakturę. Podmioty te będą mogły w takich przypadkach wystawiać faktury ustrukturyzowane w sposób dobrowolny. Wreszcie faktury w KSeF nie będzie trzeba wystawić obowiązkowo także na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (przyjęto tutaj dobrowolność stosowania KseF).
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że do końca 2026 roku nie będzie kar za błędy w stosowaniu przepisów. Nie oznacza to, że w kontekście odbioru faktur należy zwlekać z korzystaniem z tego systemu. Zauważyć bowiem należy, że większość podatników powinna być gotowa do przyjmowania faktur wystawionych w KSeF już od 1 lutego 2026 r., choć ustawodawca przewiduje pewne wyjątki w kwestii udostępniania faktury ustrukturyzowanej (niektóre podmioty nie będą zatem odbierać faktur ustrukturyzowanych w KseF, względnie odbiór w KseF będzie dla nich wyjątkiem). Standardem jednak raczej będzie tutaj odbiór faktur (lub chociaż sprawdzenie czy otrzymano fakturę) przez podatników w KseF. Dzieje się tak przede wszystkim z tego względu, że z uwagi na obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez największe podmioty od 1 lutego 2026 r. (przede wszystkim chodzi tutaj o dostawców energii, gazu, paliwa), praktycznie każdy prowadzący działalność gospodarczą powinien korzystać z KseF już od tej daty, aby móc odbierać takie faktury. Pamiętać należy przy tym, że wystawca faktury ustrukturyzowanej nie ma generalnego obowiązku informowania o wystawieniu takiej faktury w KseF.
KseF zweryfikuje
Nie można zapominać również o tym, że KSeF nie jest platformą weryfikującą poprawność merytoryczną wprowadzanych treści. Oznacza to, że możliwa jest także sytuacja, w której wprowadzona faktura będzie zawierała błędne dane. System odrzuci natomiast fakturę, która jest niezgodna z strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej. Zweryfikuje także, czy osoba lub podmiot, która przesłała fakturę do KseF miała w tym zakresie odpowiednie uprawnienia.
W najbliższym czasie zostaną uruchomione kolejne etapy wdrażania KSeF. Od 30 września możliwe jest testowanie API KSef 2.0., a od 1 listopada wystąpienie o certyfikat do uwierzytelniania się w KseF (certyfikat TYP1), jako jedna z metod uwierzytelniania się w KseF, oraz certyfikat do wystawiania faktur OFFLINE – certyfikat TYP2 (dla trybu offline24, offline-niedostępność systemu i trybu awarii KseF). Celem uzyskania certyfikatu należy złożyć wniosek za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który zostanie udostępniony w domenie KseF.
Wspomniane certyfikaty, według najnowszych informacji, będą ważne przez dwa lata, z późniejszą możliwością ich przedłużania. Posiadanie certyfikatów jest niezbędne dla wystawiania faktur m.in. w trybie „offline24”. Tryb ten ma służyć wystawianiu faktur poza systemem KseF w przypadku, gdy podatnik z przyczyn niezależnych od siebie nie ma dostępu do systemu. W takim przypadku faktura będzie musiała mieć odpowiedni wzór, zgodny ze wzorem faktury ustrukturyzowanej i podlega niezwłocznemu przesłaniu do KseF, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
KseF 2.0 to także możliwość dodawania do faktur przesyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur załączników, choć taką chęć najpierw trzeba zgłosić za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Krótszy termin na zwrot VAT
Wprowadzenie systemu e-Faktur niesie za sobą również korzystną zmianę dla przedsiębiorców. Chodzi tutaj o skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT do 40 dni, który wkrótce zastąpi obecny termin 60 dni. Dodatkową zaletą jest fakt, że wszystkie wystawione faktury będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat, co ułatwia ich archiwizację i dostęp do dokumentów. Aczkolwiek należy pamiętać, że po upływie 10 lat faktury ustrukturyzowane nie będą już przechowywane w KseF.
Wciąż istnieje wiele obaw związanych z najnowszymi zmianami. Przede wszystkim, aktualnie system ten generuje chaos utrudniający pracę, gdyż przedsiębiorcy nie są dostosowani do pracy przy jego wykorzystaniu. W wielu przypadkach istnieć bowiem może potrzeba nabycia nowych systemów lub przebudowy dotychczasowych procedur księgowych.
Warto, aby przedsiębiorcy zaznajomili się ze środowiskiem KSeF jak najwcześniej, dzięki czemu łatwiej im będzie wdrożyć się w nadchodzące obowiązki, w czym pomóc mogą także szkolenia, które stają się nieodzownym elementem nadchodzącej ewolucji. Mimo, że KSeF 2.0 to zmiana, której już nie unikniemy, można do niej podejść z wyprzedzeniem i spokojem. Dlatego już w październiku 2025 r. zapraszamy na nasze szkolenie – prosto, praktycznie i z naciskiem na to, co naprawdę przyda się w codziennej pracy.
Mariola Zembol
Młodszy konsultant podatkowy DBZ 77
