Ulga na innowacyjnych pracowników może realnie poprawić płynność finansową firmy – nowe stanowisko organów pozwala skorzystać z preferencji szybciej i efektywniej.
Kiedy realnie zaczyna działać korzyść podatkowa?
Ulga na innowacyjnych pracowników jest preferencją podatkową skierowaną do podmiotów inwestujących w rozwój swojego przedsiębiorstwa poprzez podejmowanie czynności kwalifikujących się jako działalność badawczo-rozwojowa. Preferencja ta pozwala na zatrzymanie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników, którzy kwalifikują się jako „innowacyjni” zgodnie z kryteriami wskazanymi przez ustawodawcę. Kluczowe znaczenie ma jednak moment pierwszego zachowania wspomnianych zaliczek. Właśnie w tym zakresie stanowisko organów podatkowych ulega zmianie. Pojawia się zatem pytanie, czy zmiana ta jest rzeczywiście korzystna dla podatników.
Istota ulgi na innowacyjnych pracowników
Ulga na innowacyjnych pracowników – uregulowana w art. 18db ustawy o CIT oraz art. 26eb ustawy o PIT – umożliwia rozliczenie kosztów kwalifikowanych, które nie zostały w pełni wykorzystane w latach poprzednich z uwagi na niewystarczający dochód. Jest to równoznaczne z możliwością stosowania tej preferencji nie tylko przy uzyskaniu niższego dochodu niż kwota możliwa do rozliczenia w ramach ulgi, ale i w przypadku poniesienia straty podatkowej przez dany podmiot. W związku z tym, nie zasadne jest rozpatrywanie jej w kategorii zwróconego wydatku, o którym mowa w art. 18d ust. 5 ustawy o CIT.
Ulga ta stanowi mechanizm nakierowany na poprawę płynności finansowej poprzez umożliwienie szybszego rozliczenia kosztów B+R. W związku z tym, dla prawidłowego skorzystania z ulgi konieczna jest także zgodność z art. 18d ustawy o CIT oraz art. 26e ustawy o PIT, które regulują kwestie związane z ulgą badawczo-rozwojową, skorelowaną z ulgą na innowacyjnych pracowników. Powyższe oznacza, że ulga na innowacyjnych pracowników nie może zostać wdrożona bez wcześniejszego wdrożenia ulgi badawczo-rozwojowej w przedsiębiorstwie.
Błędne jest stwierdzenie, że podmiot korzystający z ulgi na innowacyjnych pracowników nie musi pobierać zaliczek na poczet podatku dochodowego. Preferencja ta uchyla jedynie obowiązek ich odprowadzenia na rachunek urzędu skarbowego. Dodatkowo płatnik może zatrzymać w danym roku kwotę w limicie odpowiadającym iloczynowi nieodliczonej kwoty kosztów kwalifikowanych oraz obowiązującej go w danym roku stawki podatku. Warto podkreślić, że rozliczenie ulgi na innowacyjnych pracowników limitowane jest do sześciu lat podatkowych następujących po roku, w którym zostało nabyte prawo odliczenia kosztów w ramach ulgi B+R. Podatnik zachowuje dowolność w zakresie wyboru kolejności dokonywania odliczeń. Dotyczy to sytuacji, w której podmiot nabywa prawo do odliczenia kosztów kwalifikowanych nie tylko poniesionych w danym roku podatkowym, lecz również w latach poprzednich.
W ramach omawianej ulgi podatnik jest uprawniony do zatrzymania zaliczek na podatek dochodowy pobieranych od wynagrodzeń za pracę oraz świadczeń z tytułu umów cywilnoprawnych uzyskiwanych przez pracowników spełniających kryteria uznania ich za innowacyjnych. Kluczowe staje się zatem pytanie, jakie przesłanki decydują o nadaniu pracownikowi takiego statusu.
Innowacyjni pracownicy
Aby pracownik mógł zostać objęty ulgą na innowacyjnych pracowników, musi realizować działalność badawczo-rozwojową. Co istotne, powinien on przeznaczać na wykonywanie czynności B+R co najmniej 50% swojego czasu pracy. Proporcję tę należy ustalać każdorazowo w poszczególnych miesiącach. Kluczowym warunkiem skorzystania z ulgi jest odpowiednie udokumentowanie wymiaru czasu pracy poświęconego na realizację obowiązków badawczo-rozwojowych.
Ustawodawca nie precyzuje, w jaki sposób powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy na potrzeby tej ulgi. Niewątpliwie jednak ewidencja ta powinna rzetelnie odzwierciedlać wykonywanie prac badawczo-rozwojowych w wymaganym, co najmniej pięćdziesięcioprocentowym wymiarze. Jednocześnie, korzystnie dla podatników, wykonywanie obowiązków B+R w niepełnym wymiarze czasu pracy nie wpływa na prawo do zachowania całości zaliczki na poczet podatku dochodowego.
Pierwotne stanowisko organów
Podatnicy są uprawnieni do skorzystania z preferencji w miesiącu następującym po miesiącu złożenia rocznego zeznania podatkowego. Nie budzi zatem wątpliwości, że podatnik, który złożył deklarację w styczniu, nabywa prawo do ulgi od lutego, analogicznie w kolejnych miesiącach. Jednocześnie brak jest możliwości dokonywania odliczeń z mocą wsteczną, tj. za miesiące poprzedzające złożenie deklaracji..
Wśród podatników istniały jednak wątpliwości, co do określenia pierwszej możliwej do zatrzymania zaliczki. Zastanawiano się czy ustawowy zapis odnosi się do zaliczek od tych wynagrodzeń, które zostały pobrane w miesiącu złożenia zeznania rocznego czy też od tych, które zostały wypłacone bezpośrednio po nim. Pierwotnie organy stały na stanowisku, iż ulgę należy stosować do zaliczek pobranych od wynagrodzeń wypłacanych w miesiącu następującym po złożeniu zeznania rocznego. Oznaczało to, że zaliczki zatrzymywano de facto dopiero w drugim miesiącu od złożenia zeznania.
Nowe stanowisko organów
Aktualnie tendencja ta uległa odwróceniu. Najnowsze interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdzają, że prawo do skorzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników powstaje już w miesiącu następującym po miesiącu złożenia zeznania rocznego. Tym samym, podatnik jest uprawniony do zatrzymania zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń należnych pracownikom za miesiąc, w którym złożono zeznanie roczne (interpretacja DKIS z dnia 6.02.2026 r., 0111-KDIB1-3.4010.720.2025.1.MBD). Stwierdzić zatem należy, że dla omawianej ulgi nieistotne są zasady dokonywania wypłat wynagrodzeń w danej jednostce (tj. “z dołu” lub “z góry”). Zatrzymaniu podlegają te zaliczki, które należne były do wpłaty na rachunek urzędu w miesiącu następującym po miesiącu złożenia deklaracji. Nie jest tooczywiście obligatoryjne, a dokonanie pierwszego zatrzymania zaliczki możliwe jest w miesiącach późniejszych.
Stanowisko to faktycznie potwierdza możliwość wcześniejszego skorzystania z preferencji, jednak jednocześnie prowadzi do skrócenia okresu jej stosowania. Jeżeli bowiem przyjąć, że ustawodawca posługuje się pojęciem „miesiąca pobrania zaliczki”, a nie „miesiąca, za który wynagrodzenie pracownika jest należne”, wówczas zaliczki pobrane od wynagrodzeń za ostatni miesiąc roku podatkowego nie będą mogły zostać objęte ulgą. Wynika to z faktu, że prawo do skorzystania z omawianej preferencji przysługuje wyłącznie do końca roku podatkowego. W analizowanym schemacie zaliczki od wynagrodzeń za ostatni miesiąc tego roku są natomiast odprowadzane do urzędu skarbowego w pierwszym miesiącu roku następnego, a tym samym nie mieszczą się już w okresie objętym ulgą. Również organy podatkowe prezentują stanowisko, zgodnie z którym ulga dotyczy zaliczek pobranych nie później niż „w ostatnim miesiącu tego roku podatkowego” (interpretacja DKIS z dnia 13.01.2025 r., 0114-KDIP2-1.4010.659.2024.1.PK).Mając na uwadze jednak zmieniającą się praktykę interpretacyjną organów podatkowych, zasadne jest bieżące monitorowanie stanowisk w tym zakresie.
Kluczowe znaczenie w uldze
Podsumowując, zgodnie z najnowszą linią orzeczniczą złożenie zeznania rocznego w pierwszym miesiącu roku podatkowego uprawnia do zatrzymania zaliczek już od wynagrodzeń należnych za ten miesiąc innowacyjnym pracownikom. Warunkiem jest jednak, aby pracownicy spełniali kryteria „innowacyjności” w rozumieniu ustawy oraz aby podatnik był w stanie odpowiednio to udokumentować. W praktyce, podobnie jak w przypadku ulgi B+R, kluczowe znaczenie ma nie tylko spełnienie przesłanek ustawowych, lecz także właściwe zaplanowanie momentu skorzystania z preferencji i rzetelne przygotowanie dokumentacji.
Mariola Zembol
ZOBACZ także:
➡️ Fundacje Rodzinne w pigułce
➡️ Ulga B+R – jak odzyskać nadpłacony podatek?
➡️ KSeF – pytania i odpowiedzi
➡️ Restrukturyzacja i postępowanie o zatwierdzenie układu
–
Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców w rozliczaniu ulgi B+R, ulgi na innowacyjnych pracowników oraz innych ulg przemysłowych – od weryfikacji warunków po bezpieczne rozliczenie. W razie wątpliwości zapraszamy do kontaktu i umówienia konsultacji.
